GASで自動化していた予約管理をAI APIでさらに楽に!発想の転換で業務効率を爆上げした話

こんにちは、春日井コワーキングスペースRoom8オーナーの鶴田です!最近はAIコンサルとしても活動しており、生成AIを活用した業務効率化についての支援を行っています。

AIの進化によって、これまで手作業でやっていたことが一瞬で終わる時代になってきました。特に、GAS(Google Apps Script)やAI APIを活用することで、業務の自動化が想像以上に楽になります。でも、AIをうまく使える人とそうでない人の違いは何なのか? 僕は、それはアイデアの差だと考えています。

例えば、僕自身が以前やっていた予約システムの自動化の話をしましょう。GASを使ってメールを解析し、カレンダーに自動登録するスクリプトを組んでいました。しかし、予約システム側のメールフォーマットが頻繁に変更されるため、毎回スクリプトの修正が必要になり、正直なところ「面倒くさいな……」と感じていました。

最初のうちは「AIにスクリプトを修正させれば一瞬じゃん」と思っていたんです。
GASのコードをAIに投げて、「フォーマットが変わったからここ修正して」と指示すれば、すぐに新しいスクリプトが出てくる。確かに便利でした。

でも、ある時ふと気づいたんですよね。

そもそも、AIに処理を投げてしまえば、スクリプト修正すら不要なのでは?

そこで、「メールの解析自体をAI APIにやらせる」方法を試してみたら、これが思った以上に便利でした。どんなフォーマットでメールが来ても、AIが意味を理解してデータを抽出し、カレンダーに登録できるようになったんです。

このように、AIを活用することで、「スクリプトを修正する」から「そもそもスクリプトを不要にする」という発想の転換が生まれました。今回は、この予約システムの自動化をテーマに、「GASで頑張っていたけど、AI APIを使ったらこんなに楽になった!」という実践レポートをお届けします。

この話を読めば、あなたも「こんな使い方ができるのか!」と新しい発想が得られるかもしれません。少しでも業務を効率化したいと考えているなら、ぜひ最後まで読んでみてください!

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次のセクションでは、「GASで予約システムを自動化しようとした理由」について詳しく掘り下げていきます。

Contents
  1. GASで予約システムを自動化しようとした理由
  2. フォーマット変更の壁:スクリプト修正が必要な現実
  3. AI APIの活用を考えたきっかけ
  4. AI APIを活用した予約管理の仕組み
  5. AI導入後のメリットと変化
  6. AIを活用した業務自動化の可能性
  7. まとめ:AIで業務を楽にする発想を持とう

GASで予約システムを自動化しようとした理由

GASで予約システムを自動化しようとした理由

僕がもともとGAS(Google Apps Script)で予約システムの自動化をしようと思ったのは、単純に手間を減らしたかったからです。

例えば、コワーキングスペースの運営をしていると、会議室やレンタルスペースの予約が入るたびに予約システムからメールが届くんですよね。で、そこに書かれている内容を見ながら、Googleカレンダーに手入力する……これ、地味に面倒なんです。

「これ、GASで自動化できるんじゃない?」と思って、最初に考えたのが、メールを解析して、自動でカレンダーに登録するスクリプトでした。

GASを使って自動化した流れ

僕が最初に作ったスクリプトの基本的な流れは、こんな感じでした。

  1. 予約メールをGmailで受信
  2. GASでメールの本文を解析
  • 予約者の氏名
  • 予約日時
  • 予約内容(会議室 or ドロップイン など)
  1. GoogleカレンダーAPIを使って自動登録
  2. 登録が完了したら、確認メールを送信

これが動けば、手作業でカレンダーに登録する手間がゼロになる! と思ったんですよね。実際、最初はちゃんと動いていて、「やった、これで楽できる!」と喜んでいました。

最初はうまくいったが…

でも、しばらく運用していると問題が発生しました。

「予約システム側のメールフォーマットが時々変わる」んです。
例えば、こんな感じで。

  • 変更前
氏名:山田太郎 予約日時:2024年3月10日 14:00-15:00 予約内容:会議室
  • 変更後
氏名:山田 太郎 フリガナ:ヤマダ タロウ 予約日程:2024年3月10日(日)14:00~15:00 利用スペース:会議室

……こうなると、スクリプトが動かなくなるんですよね。
なぜなら、僕のGASのコードは「氏名の次の行に名前がある」という前提で作られていたから。

この変更があるたびに、スクリプトを修正する必要がある
最初は「まあ、ちょっと修正すればいいか」と思っていたんですが、変更が頻繁に起こると「これ、毎回直すの面倒じゃない?」と感じるようになりました。

ここで考えたのが、前のセクションでも話したように、

「いちいちGASを修正するのではなく、AIを使えばもっと柔軟に対応できるのでは?」

というアイデアでした。

次のセクションでは、「フォーマット変更の壁:スクリプト修正が必要な現実」 について掘り下げていきます。

フォーマット変更の壁:スクリプト修正が必要な現実

フォーマット変更の壁:スクリプト修正が必要な現実

GASを使って予約メールを自動解析し、カレンダーに登録する仕組みを作ったものの、最大の問題は「メールのフォーマット変更」でした

予約システム側がメールのフォーマットを微妙に変えるたびに、僕のスクリプトはエラーを出し、動かなくなるんです。

AI登場前:スクリプト修正が面倒だった時代

AIが出てくる前は、スクリプトの修正は全部自分でやっていました
でも、半年も経つと「どこに何を書いたか分からねぇよ……」という状態になるんですよね。

例えば、予約システムのフォーマット変更でスクリプトがエラーを出したとき、久々にコードを開いてみると、

```javascript
// ここで氏名を取得(たしか、この正規表現でやってたはず…?)
const nameMatch = emailBody.match(/氏名:(.*)/);
const name = nameMatch ? nameMatch[1] : "";

「あれ? これどこを修正すればいいんだっけ?」
「このコード、そもそも何をしてたんだ?」

スクリプトを書いた当時は分かってたけど、時間が経つと忘れる。
結果、スクリプトの中身を読み解くところからスタートする羽目になる

これが本当に面倒で、「なんで僕は自分でこんなことをやらないといけないんだ……」と思ってました。

AI登場:「スクリプト修正をAIに任せれば楽じゃん!」

そんなとき、AI(ChatGPT)が登場。
試しに、「スクリプトの修正をAIに任せたらどうなる?」と思ってやってみたんです。

フォーマットが変わってスクリプトが動かなくなったら、

  1. スクリプトの中身をAIにコピペ
  2. 「メールのフォーマットが変わったので修正して」と指示
  3. AIが即座に修正後のコードを生成!
// 氏名の取得(AIが修正)
const nameMatch = emailBody.match(/氏名:(.)|フリガナ:(.)/);
const name = nameMatch ? nameMatch[1] || nameMatch[2] : "";

これをそのまま貼り付ければOK。
うおおお、これ超便利じゃん!!」と思いました。

スクリプトの中身をいちいち読み解かなくても、AIが瞬時に修正してくれる
「これでスクリプトの管理が楽になったな!」と大満足でした。

さらに気づく:「これ、そもそもAIに処理を任せればいいのでは?」

ただ、この時点ではまだ「スクリプト修正をAIにやらせる」ことしか考えていませんでした。
でも、あるときふと思ったんです。

「これさ……スクリプトを修正するんじゃなくて、そもそもAIに処理を投げちゃえばよくない?

GASのコードを直すのではなく、AI APIを使って直接メールを解析させれば、フォーマットが変わっても柔軟に対応できるんじゃないか? と思い始めました。

スクリプトの修正をAIにやらせるのも楽だったけど、それでも**「スクリプトの修正」というプロセスがそもそも面倒**なんですよね。
だったら、最初から「スクリプトを必要としない方法」を考えたほうがいいんじゃないか、と。

次のセクションでは、「AI APIの活用を考えたきっかけ」 について掘り下げていきます。

AI APIの活用を考えたきっかけ

AI APIの活用を考えたきっかけ

GASのスクリプトをAIに修正させることで、フォーマット変更のたびにコードを手動で直す手間がなくなり、最初は「これで解決!」と思っていました。
でも、しばらく使っているうちに、また別の問題が見えてきたんです。

「スクリプトの修正すら不要にできないか?」という発想

スクリプトの修正をAIに任せることで、確かに手間は減りました。
でも、それでも結局「エラーが起こったらスクリプトを修正する」という作業自体は残り続けるんですよね。

ある日、また予約システムのメールフォーマットが変わり、スクリプトが動かなくなったときにこう思いました。

「これ、いっそAI APIに処理を任せれば、そもそもスクリプト修正すら不要になるんじゃないか?」

たとえば、僕がやりたかったのはこんなこと:

  • メールを受信したら、自動で予約情報を読み取る
  • 予約者の名前・日時・内容を抽出する
  • Googleカレンダーに登録する

これって、別にGASのスクリプトを使わなくても、AIが文章の意味を理解して解析できればいいわけです。
だったら、「スクリプトの修正をAIにやらせる」んじゃなくて、最初から「AI APIで予約メールを解析する仕組みを作ればいい」と思ったんです。

AIならフォーマットが変わっても対応できる

GASのスクリプトは基本的に決まったパターンでデータを取得するものです。
たとえば、「氏名:」の次の行に名前がある、みたいなルールベースで動いている。

でも、メールのフォーマットが変わると、そのルールが崩れる
その結果、「予約日程」と書かれていたのが「予約日時」になっただけでスクリプトがエラーを出す、みたいなことが起こるわけです。

一方で、AIなら「氏名がどこに書かれていても、それが氏名だと理解できる」し、
「予約日時の表記が変わっても、文脈を読んで正しく情報を取得できる」。

これを考えたとき、「AI APIならフォーマット変更のたびに修正しなくてもいけるんじゃないか?」と思いました。

「AIに直接メールを読ませてみたら?」と試してみることに

そこで、実験としてChatGPTのAPIを使って、予約メールの本文をそのまま投げてみることにしました。

「このメールから、予約者の名前・日時・予約内容を抽出してJSONで返してください」

みたいな感じで指示を出してみると、なんとちゃんと解析してくれるんですよね。

```json
{
"name": "山田太郎",
"date": "2024-03-10",
"time": "14:00-15:00",
"content": "会議室"
}

これを見たとき、僕は確信しました。

「もうGASのスクリプト修正、いらないじゃん」

スクリプトのエラーを気にすることもなくなるし、フォーマットが変わっても、AIが文脈から意味を理解して解析してくれる
これはもう、今までのやり方より圧倒的に楽だなと。

AI APIを活用した予約管理の仕組み

AI APIを活用した予約管理の仕組み

「AI APIを使えば、予約メールのフォーマットが変わっても柔軟に対応できる」と気づいた僕は、実際にこの仕組みを作ることにしました。

GASからAI APIへの移行

従来のGASベースの仕組みでは、以下の流れで処理をしていました。

  1. Gmailで予約メールを受信
  2. GASのスクリプトでメールを解析し、必要な情報を抽出
  3. GoogleカレンダーAPIを使って予約を登録

この方法だと、フォーマットが変わるたびにスクリプトを修正しなければならないのが問題でした。
そこで、GASのスクリプトをシンプルにし、メールの解析部分をAI APIに丸投げする形に変更しました。

AI APIを使った新しいフロー

GASの役割は「AIにメールの本文を送る」だけにして、予約の情報抽出をAIに任せる形にしました。

  1. Gmailで予約メールを受信
  2. GASがメールの本文を取得し、ChatGPT APIに送信
  3. AIが「氏名・予約日時・内容」を抽出
  4. AIが解析した情報をGASに返す
  5. GASがGoogleカレンダーAPIを使って予約を登録

この仕組みなら、フォーマットが変わってもAIが文脈を理解して正しく解析してくれるので、スクリプトの修正が不要になります。

実際のAI APIの活用方法

AI APIを使って予約メールを解析する方法は、シンプルに以下のようなリクエストを送るだけです。

GASからAI APIにリクエストを送信

```javascript
const apiKey = "YOUR_OPENAI_API_KEY";
const apiUrl = "https://api.openai.com/v1/chat/completions";

function extractReservationDetails(emailBody) {
const payload = {
model: "gpt-4",
messages: [
{ role: "system", content: "あなたは予約メールの解析を行うAIです。" },
{ role: "user", content: 以下のメールから氏名、予約日時、予約内容を抽出し、JSON形式で出力してください。\n\n${emailBody} }
],
temperature: 0.3
};

const options = {
method: "post",
headers: {
"Authorization": Bearer ${apiKey},
"Content-Type": "application/json"
},
payload: JSON.stringify(payload)
};

const response = UrlFetchApp.fetch(apiUrl, options);
const json = JSON.parse(response.getContentText());
return JSON.parse(json.choices[0].message.content);
}

AIが返すJSONデータ

{
  "name": "山田太郎",
  "date": "2024-03-10",
  "time": "14:00-15:00",
  "content": "会議室"
}

このJSONデータをもとに、GASでGoogleカレンダーAPIを呼び出して予約を登録するだけ。
こうすることで、予約メールのフォーマットが多少変わっても、AIが「意味を理解して正しく解析する」ので、スクリプトの修正が不要になります。

この仕組みのメリット

  1. フォーマット変更に強い
    • AIが文脈を理解してデータを抽出するため、「予約日時」「予約日程」など表記が変わっても対応できる。
  2. スクリプト修正の手間がゼロになる
    • 従来の「エラーが出たらスクリプト修正」のサイクルが不要に。
  3. 他の業務にも応用できる
    • 予約メールの解析だけでなく、請求書のデータ抽出、問い合わせメールの自動要約などにも応用可能。

AI導入後のメリットと変化

AI導入後のメリットと変化

AI APIを活用して予約メールの解析を自動化したことで、「スクリプト修正の手間がなくなった」 だけでなく、実際に業務効率が大幅に改善しました。
ここでは、AI導入によって具体的にどのようなメリットがあったのかを紹介します。

1. フォーマット変更の影響を受けなくなった

従来のGASスクリプトでは、メールのフォーマットが変わるたびにエラーが発生し、その都度スクリプトを修正しなければなりませんでした。
しかし、AI APIを使ったことで、フォーマットの違いがあっても、AIが文脈を理解して正しくデータを抽出できるようになりました。

例えば、以前は「予約日時」と書かれていた部分が「予約日程」に変わるだけでスクリプトが動かなくなっていましたが、AIはこうした違いを「意味が同じなら同じものとして認識」してくれます。

```json
{
"date": "2024-03-10",
"time": "14:00-15:00"
}

このように、フォーマットの違いを意識せずに運用できるようになったことで、メンテナンスの手間がゼロになりました

2. スクリプトの管理・修正が不要に

GASのスクリプトは、時間が経つと「どこをどう修正すればいいのか分からなくなる」問題がありました。
でも、そもそもスクリプトを修正しなくても良くなったので、「コードのメンテナンス」という概念そのものが不要になったんですよね。

以前は、

  • エラーが出たら、コードを開いて調べる
  • どこを修正すればいいか確認
  • AIに修正してもらう or 自分で直す

という作業が発生していましたが、今はそもそもエラー自体が発生しません。
「スクリプトを修正する」という作業がなくなっただけで、気持ち的にもめちゃくちゃ楽になりました

3. 予約システムの変更に対して柔軟に対応できる

以前は、予約システム側がメールのフォーマットを変更するたびに、「また修正しないと…」とストレスになっていました。
でも、AI APIを導入したことで、システム変更があっても対応しなくていい状況になりました。

例えば、以前ならこんな感じで「ちょっとした表記の違い」でエラーになっていたものが、

予約日程:2024年3月10日(日)14:00~15:00
→ 予約日時:2024/3/10 14:00-15:00

AIなら、どちらのフォーマットでも**「これは予約日時だ」と判断できる**ので、スクリプト側で特別な修正をしなくても大丈夫になりました。

4. 他の業務にも応用できる可能性

この仕組みを作ったことで、「AI APIを活用すれば、他の業務ももっと楽になるのでは?」と考えるようになりました。

例えば:

  • 請求書の自動解析
    • メールで届いた請求書のデータをAIが抽出し、Googleスプレッドシートに自動記録
  • 問い合わせメールの分類
    • カスタマーサポート用のメールをAIが読み取り、カテゴリ別に自動振り分け
  • 議事録の自動作成
    • 音声データをAIで文字起こしし、要点を自動で整理

このように、「GASで自動化する」から「AI APIに丸投げする」へと考え方をシフトすることで、これまでの非効率な業務がどんどん自動化できるようになりました。

AIを活用した業務自動化の可能性

AIを活用した業務自動化の可能性

予約メールの解析をAI APIに任せることで、スクリプト修正の手間から解放された僕ですが、この経験を通じて、「他にもAIで自動化できる業務がたくさんあるのでは?」 と考えるようになりました。

従来のGASを使った自動化では、基本的に「決まったフォーマットのデータを処理する」というルールベースの考え方が必要でしたが、AIを使うことで「ある程度バラつきがあるデータでも、自動で意味を理解して処理できる」ようになります。

そこで、AIを活用した自動化の具体的なアイデアをいくつか考えてみました。

1. メールの自動要約 & タスク管理連携

AIを使えば、長いメールの要点を自動で抽出し、タスク管理ツールに転送することもできます。

例えば:

  1. Gmailで受信したメールをAIに送る
  2. AIが「件名」「要点」「対応が必要か」などを抽出
  3. タスク管理ツール(Trello, Notion, Asana など)に自動登録
  4. 緊急度が高いものはSlackやLINEに通知

「メールがたくさん来て対応が漏れる」という悩みを解決できそうです。

2. 問い合わせメールの自動分類 & 返信

カスタマーサポートをしている企業なら、AIを使って問い合わせ内容を自動分類し、適切な担当者に振り分けることができます。

例えば:

  1. AIが問い合わせメールを解析
  2. 「注文関連」「不具合報告」「商品説明リクエスト」などのカテゴリに自動分類
  3. よくある質問ならAIが自動返信、それ以外は担当者に通知

AIがある程度の対応をしてくれるので、サポート対応の負担を大幅に削減できるはず。

3. 会議の議事録自動作成 & 要点整理

AIの音声認識+文章要約を組み合わせると、会議の議事録作成をほぼ自動化できます。

例えば:

  1. ZoomやGoogle Meetの録音データをAIで文字起こし
  2. 要点を自動で抽出し、簡潔な議事録を作成
  3. SlackやGoogleドキュメントに自動送信

これなら、「会議後に議事録を書くのが面倒」という問題も解決できます。

4. 請求書の自動処理 & 会計ソフト連携

企業の経理業務では、請求書の処理が面倒な作業の一つです。
でも、AIを活用すれば、請求書のデータを自動で抽出し、会計ソフトに登録することも可能です。

例えば:

  1. メールに添付された請求書PDFをAIで解析
  2. 金額・取引先・支払期限を自動抽出
  3. クラウド会計ソフト(freee, マネーフォワードなど)にデータを自動登録

経理業務の時間を大幅に削減できるので、特に中小企業や個人事業主には助かる仕組みになるはず。

5. AIによるSEO記事の下書き作成

ブログ記事やWebコンテンツを作成する際、AIを活用すればSEO対策を考慮した下書きを自動で生成することもできます。

例えば:

  1. ターゲットキーワードを入力
  2. AIが関連情報を整理し、記事の骨子を作成
  3. 下書きをベースに、人間がブラッシュアップ
  4. 最終的にSEOに強い記事を公開

この方法なら、コンテンツ制作のスピードを大幅に向上させることができます。

6. Googleスプレッドシートのデータ分析 & レポート作成

AIを使えば、スプレッドシートにある大量のデータを自動で解析し、グラフやレポートを作成することも可能です。

例えば:

  1. 売上データをスプレッドシートに蓄積
  2. AIが売上トレンド・異常値・季節ごとの傾向を分析
  3. 結果を視覚化し、週次・月次レポートを自動作成

こうすれば、データ分析の負担が減り、ビジネスの意思決定がスムーズになるはずです。

AIによる業務自動化の可能性は無限大

こうして考えてみると、AIを活用することで「面倒な作業を楽にする」だけでなく、業務プロセスそのものを大きく変える可能性があると感じます。

GAS+AI APIの組み合わせなら、エンジニアでなくても「ちょっとしたスクリプト+AI活用」で業務を最適化できるので、今後はこうした技術をもっと活用していくのが賢い選択だと思います。

次のセクションでは、「まとめ:AIで業務を楽にする発想を持とう」 についてお話しします。

まとめ:AIで業務を楽にする発想を持とう

ここまで、GASを使った予約管理の自動化から、AI APIを活用した業務効率化までの流れ を紹介してきました。
最初は「スクリプトを自動修正できるだけで十分便利」と思っていましたが、最終的には「そもそもスクリプトの修正が不要になる仕組みを作る」という発想に至りました。

この経験を通じて、僕が感じたのは、AIを活用することで「非効率」を根本的に解決できる ということです。

1. AIを「使いこなす人」と「使えない人」の違い

AIをうまく使えている人とそうでない人の違いは、決してITスキルの有無 ではありません。
むしろ、一番の違いは「発想力」や「アイデアの柔軟性」 にあると思います。

例えば、今回のケースでも:

  • 最初は「スクリプトの修正を楽にする」ことしか考えていなかった
  • でも「そもそもスクリプトを使わない方法はないか?」と発想を変えた
  • その結果、「AI APIを活用すれば修正不要になる」と気づいた

「いまのやり方をそのまま効率化する」のではなく、「そもそも別のアプローチで解決できないか?」と考えることが重要 だと改めて実感しました。

2. 楽をすることは「手抜き」ではない

日本のビジネス文化では、どうしても「楽をする=手抜き」「効率化=サボる」みたいなイメージを持たれがちです。
でも、実際には「いかに無駄な作業を減らして、本当に価値のあることに時間を使うか」 が重要です。

例えば:

  • 予約管理のためにスクリプトを直す時間 → 本当に必要?
  • メールの要点を手作業でまとめる時間 → AIに任せられない?
  • 請求書のデータを手入力する時間 → 自動化できない?

こうした考え方を持つことで、もっとクリエイティブなことや戦略的な仕事に集中できる ようになります。

3. AIを活用して「仕組み」を作る発想を持とう

AIは単なる「便利なツール」ではなく、業務のあり方そのものを変える技術 です。
だからこそ、「今の仕事をどうAIで楽にできるか?」という発想を持つことが大切だと思います。

今回の予約メールの自動処理のように:

  • 従来のやり方に縛られず、「もっと楽にできないか?」を考える
  • スクリプトを修正するのではなく、「修正不要な仕組み」を作る
  • その結果、「業務の効率が爆上がり」する

こうした視点を持つだけで、仕事のやり方が大きく変わる と思います。

4. AIの活用でビジネスが加速する

今回の話はあくまで「予約管理」の一例ですが、同じ考え方を使えば、どんな業務でもAIを活用して効率化できる はずです。

例えば:

  • メール対応
  • データ入力
  • カスタマーサポート
  • 売上分析
  • マーケティング施策の立案

こうした分野でも、AIをうまく活用すれば「やるべき作業」が減り、「本当に価値のある仕事」に集中できるようになります。

最後に

もし、「うちの業務もAIで楽にできるんじゃない?」と思ったら、AI活用について一緒に考えてみませんか?
僕が運営している「Room8 AI LAB」は、AIの活用に興味がある人たちが集まり、最新のAI活用法を共有したり、アイデアを出し合ったりするコミュニティです。

📩 AIに興味がある方はこちら
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「AIって難しそう…」と思うかもしれませんが、実はちょっとした工夫で簡単に導入できる ことも多いです。
「もっと楽できないかな?」という視点 を持ちながら、AIを活用するきっかけにしてもらえたら嬉しいです。

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この記事を書いた人

コワーキングスペース 代表 鶴田 賢太

「AI系」起業アドバイザー 鶴田賢太です
春日井・名古屋で コワーキングスペース「Room8」 を運営しながら、起業家をサポートしています。

もともとは 簿記1級 から始まり、ITエンジニア、マーケティング、補助金、財務相談と、いろんな分野を経験してきました。でも、これからの時代は AI。今は 生成AI(ChatGPT・Claude・Geminiなど)を駆使して、起業を加速させる方法 を探求しています。

Webサイト制作は 100社以上、SEO対策も得意。補助金申請も 15回以上サポート してきました。けど、これからは AIをどう活用するかが、起業の成否を分ける 時代。Room8では、AI活用の相談も大歓迎です。

このブログでは、AI・IT・マーケ・補助金 など、起業に役立つ情報を発信していきます。AIを武器にしたい人、ぜひRoom8に遊びに来てください!