To Doリストの欠点、優先順位の欠点

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忙しくて時間に追われる日々。やるべき事や仕事も片付かず、1日はあっと言う間に過ぎてしまう。ただ忙しいだけの生活の繰り返しが続いてしまう、、、

というのが数年前までの私の生活でした。常にやる事いっぱいで身体も心も休まることが無く、精神状態も不安定になっていきました。

もっと効率化すれば良い!と当時やっていたのは、よく知られているこの二つでした。
・ToDoリストを作る
・優先順位をつける

しかし、しかし、効率化しても忙しさは増すばかり。根本的に時間の使い方、仕事のやり方を変える必要がありました。試行錯誤の上、分かったことは『時間枠を決める』ということでした。

ToDoリストを作る欠点

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やらないといけない項目をメモやパソコンに書き出し、管理しました。

しかし、やりやすい項目からやってしまう事が多く、時間がかかるもの難しいものは後回しになりたまっていき、ToDoリストは増えていく現象に陥りました。
そのたまったToDoリストを見るだけでやる気が失せて、ToDoリストを作るのも嫌になりました。
やり方を変える必要が出てきました。

優先順位をつける欠点

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そこでToDoリストの優先順位をつける必要があると思いました。使った方法は有名な「七つの習慣」の優先順位の付け方です。
やるべき事をこの4つに分類しました。
・重要で緊急度の高いもの
・重要だけど緊急度の低いもの
・重要度は低いけど緊急度の高いもの
・重要度は低く緊急度も低いもの
この方法は効果的でした。緊急度の高いものから片付け、残った時間で緊急度の低いものに取り組むようにしたところ、仕事が早く終わる事ができました。
これは良いものを学んだと思い続けていきました。
しかしこの方法にも盲点があり、僕は再び時間に追われるようになってしまったのです。

その理由は、緊急度の高いものを優先的にやっていくと、緊急度の低いものは後回しになります。後からやろうと思っていても、新たにやってくる緊急度の高い案件に取り掛かってしまい、いつになっても片付く事はなく溜まっていきました。

七つの習慣の優先順位の付け方も万能ではありませんでした。再びやり方を変える必要が出てきました。

時間とやる事を決める利点

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そこで出会った方法はタスク管理です。ただのタスク管理では、ToDoリストと同じになってしまうので、時間割を作りその時間内でやる事を決めました。
つまり、そのポイントは次の3つです。

・やる事とやらない事を決める
(重要度が低く緊急度の低いものはは最初から断る)
・時間割を作り、この時間枠でこの項目(タスク)を終わらせると決める
・決めたらその時間内で終わらせ、それ以上はやらないと決める

やる、やらない、とハッキリと決めて実行することが重要で、やる時は集中してやり、ダラダラ伸ばさない事が大切です。

そうすると生活にリズムが出ますし、自分のために使う時間が確保できます。キャリアアップのための自己啓発や勉強の時間、スキルアップの時間、余暇やリラックスの時間を生み出す事ができ、人生をより楽しめるようになります。

時間割の作り方の例は、この記事を参考にして下さい。
生活リズムが戻る時間術

最後に

時間は誰にも平等に存在しますが、お金と同じように有限であり使い方によって、大きな差が出てきます。いかに人生を楽しく充実したものにしていくか?の観点で、時間を有意義に過ごしていきたいですね。

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この記事を書いた人

たなか あきら
たなか あきら
ウェールズ歴史ライター。「歴史が深く素朴で仲間を大切にするウェールズの歴史を知ってもらい」という思いから、ウェールズの歴史を活かしたイベント開催や執筆・講演活動を行っています。
ウェールズに住み歴史を学んだ経験を持ち、モノを売るビジネスマンというキャリアを活かした活動であることも、私の特徴であり強みです。
★執筆、取材のご依頼、お問い合わせは s_takemoto@room8.co.jp まで

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