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時間の効率化それには3つの整理

時間の効率化それには3つの整理

こんにちは。たなかあきらです。

僕はこんな悩みを持っていました。仕事が片付かず、毎日遅くまで残業三昧、なんとかこの生活から抜け出したい!

それは幾つかの原因があり、原因が分かると改善する方法が見えてきました。

仕事が片付かない深い悩み

一生懸命に仕事をやっているのに、仕事がなかなか片付かない
そうこうしていると気が付くと定時が過ぎていて
毎日遅くまで残業の日々

家に帰っても疲れており何もする気力がなく
食事して風呂入って寝るだけ
毎日こんな生活
自分はなんのために働いているのだろう?

 

仕事は生活のするために必要だけど
仕事以外に自分の時間が持てない
もっと学びたい、もっとリラックスしたい
そんな時間を持ちたい

という悩みでした。
この悩みを解決するために、どうすれば良いでしょうか?

仕事が片付かない原因

まず現状把握をしてみました。無駄だな~と思うことをリストアップして、代表的なものをここに書きだしました。

・メールチェックばかりしてしまう
・これが何のメールだったか分からなくなり、何度も見てしまう
・机に書類が積みあがっており、必要な書類を探すことが多い。同じようにメールも探していることが多い
・同時にあれこれと仕事をしてしていると、あれ今何をやっていたのか?と分からなくなることがある

一日を振り返ってみると上に挙げた事ばかり繰り返していることに気が付きました。
これはとても時間の無駄ですよね。

 

・メールチェックばかりしていると、今やっている作業が中断し集中できません。
・不必要なメールや書類を何度も見てしまうのは大きな時間のロスです。
・いうまでもなく、必要なメールや書類を探す時間は、なんの生産もしていません
・同時にあれこれ仕事をするとどれも頭に入らず集中できませんし、多く仕事を抱えている場合、プレッシャーを感じることになります

 

多くの人は僕が挙げたような無駄なことをやっているかもしれません。
仕事の効率を上げようと思うと、これらを無くす必要がありました。

無駄な時間をなくす3つの整理

これらの無駄をなくすためにどうしたらよいのか?
三つの方法がとても有効でした。

①情報の整理

読んで不必要になったメールは直ぐゴミ箱に捨てて、必要なメールはカテゴリー毎にボックスを作ってその都度移します。そうするとメールボックスには未読のメールのみ残り、必要なメールは整理されたボックス内を見れば時間をかけることなく見つかります。

②枠で整理

同時に複数のことができる人もいますが、たいていの人は一度に一つのことしか考えれませんし、出来ません。ですので、この時間はこのことだけをやる!それ以外のことはやらない!と時間の枠を決めることが有効です。

 

・この時間はメールをチェックする。(それ以外の時間はメールは基本見ない)
・電話がかかってきて仕事を頼まれても、依頼仕事の時間を作っておいて、その中でやる、などなどです。

時間枠は学校での時間割をイメージしていただけるとよいです。
具体的にはこちらをご覧ください。

③心も整理

 

・机の上の書類なども必要ないものは廃棄し、必要なものはファイリングしておく
・上記の時間枠も自分のペースに合う時間配分にし、その時間は集中する
・必要なこと、やる内容はパッと目に入るように、見やすいところに掲げておく

 

こうすることによってプレッシャーを感じることなく、心が整理され安定し状態で仕事に集中することができます。

 

最後まで読んでくださり有難うございます。

記事を書いた人

たなか あきら
ウェールズ歴史ライター。「歴史が深く素朴で仲間を大切にするウェールズの歴史を知ってもらい」という思いから、ウェールズの歴史を活かしたイベント開催や執筆・講演活動を行っています。
ウェールズに住み歴史を学んだ経験を持ち、モノを売るビジネスマンというキャリアを活かした活動であることも、私の特徴であり強みです。
★執筆、取材のご依頼、お問い合わせは s_takemoto@room8.co.jp まで

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